KVKK Başvurularında Telefonla Cevap Yeterli Değil: 30 Gün Detayı
Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), kişisel verilerine ilişkin şirket, banka, hastane, internet sitesi veya diğer veri sorumlularına başvuru yapan vatandaşları ilgilendiren önemli bir hatırlatmada bulundu. KVKK kapsamında yapılan bir başvuruya telefonla veya yüz yüze görüşme sırasında verilen sözlü cevap, resmi cevap yerine geçmiyor. Veri sorumlusunun başvuruyu en geç 30 gün içinde sonuçlandırması ve cevabını ilgili kişiye yazılı veya elektronik ortamda bildirmesi gerekiyor.
Bu durum özellikle “Kişisel verilerimi silin”, “Verilerim kimlerle paylaşıldı?”, “Telefon numaramı neden kullanıyorsunuz?” veya “Hakkımda hangi kişisel verileri tutuyorsunuz?” gibi taleplerde önem taşıyor.
Peki KVKK başvurusuna 30 gün içinde cevap verilmezse ne olur? Telefonla verilen cevap geçerli mi? Şirket talebi reddedebilir mi? İşte vatandaşların bilmesi gereken ayrıntılar.
KVKK Başvurusuna Telefonla Cevap Verilebilir mi?
Telefon görüşmesi yapılabilir ancak bu görüşme KVKK kapsamındaki resmi cevabın yerine geçmez.
Örneğin bir vatandaş kişisel verilerinin silinmesi için bir şirkete usulüne uygun şekilde başvuruda bulunduğunda şirket yetkilisi kişiyi telefonla arayarak süreç hakkında bilgi verebilir.
Şirket;
“Başvurunuz bize ulaştı.”
“Talebiniz inceleniyor.”
“Kimliğinizi doğrulamak için ek bilgiye ihtiyacımız var.”
gibi bilgilendirmeleri telefon görüşmesi sırasında yapabilir.
Ancak başvurunun sonucunun yalnızca telefonla bildirilmesi yeterli değil.
Veri sorumlusunun talebi kabul etmesi veya reddetmesi halinde resmi cevabını yazılı veya elektronik ortamda ilgili kişiye bildirmesi gerekiyor.
Yüz Yüze Görüşme Resmi KVKK Cevabı Sayılır mı?
Aynı kural yüz yüze yapılan görüşmeler için de geçerli.
Bir şirketin veya kurumun yetkilisi başvuruyu yapan kişiyle görüşebilir, ek bilgi isteyebilir ve başvurunun hangi aşamada olduğunu anlatabilir.
Fakat görüşmede sözlü olarak;
“Verilerinizi sildik.”
“Başvurunuzu reddettik.”
“Bilgilerinizi başka şirketlerle paylaşmıyoruz.”
denilmesi tek başına Kanun kapsamında verilmesi gereken resmi cevabın yerine geçmiyor.
Başvurunun sonucunun ayrıca yazılı veya elektronik ortamda bildirilmesi gerekiyor.
Böylece hem vatandaş hem de veri sorumlusu açısından başvurunun nasıl sonuçlandırıldığı kayıt altına alınmış oluyor.
KVKK Başvurularına Kaç Gün İçinde Cevap Verilmesi Gerekiyor?
Veri sorumlularının KVKK kapsamında yapılan başvuruları talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde sonuçlandırması gerekiyor.
Bu süre “30 iş günü” değil, mevzuatta 30 gün olarak düzenleniyor.
Dolayısıyla şirketin yalnızca başvuruyu aldığını bildirmesi yeterli değil. Başvuruda bulunan taleplerin değerlendirilerek süresi içerisinde sonuçlandırılması gerekiyor.
Kural olarak başvurular ücretsiz olarak sonuçlandırılıyor. Ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde mevzuatta belirlenen tarifeye göre ücret talep edilebiliyor.
Şirket KVKK Talebini Reddedebilir mi?
Evet. KVKK başvurusu yapılmış olması, vatandaşın her talebinin otomatik olarak kabul edileceği anlamına gelmiyor.
Veri sorumlusu yapılan başvuruyu değerlendirdikten sonra talebi kabul edebileceği gibi hukuki şartların bulunması halinde reddedebilir.
Ancak ret halinde önemli bir zorunluluk bulunuyor:
Talebin neden reddedildiğinin açıklanması gerekiyor.
Başka bir ifadeyle yalnızca “Talebiniz reddedilmiştir” şeklinde sonuç bildirilmesi yerine, reddin gerekçesinin açıklanması gerekiyor.
Talep kabul edilirse de veri sorumlusunun gerekli işlemleri yerine getirmesi gerekiyor.
KVKK Kapsamında Hangi Bilgiler İstenebilir?
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, kişilere kendi kişisel verileri konusunda çeşitli haklar tanıyor.
Bir kişi veri sorumlusuna başvurarak örneğin;
Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini,
Hakkında hangi kişisel verilerin işlendiğini,
Verilerin hangi amaçla kullanıldığını,
Amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını,
Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında kimlere aktarıldığını
öğrenmeyi talep edebilir.
Bunun yanında yanlış veya eksik işlenen kişisel verilerin düzeltilmesi ile şartların oluşması halinde kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi de talep edilebilir.
Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesi nedeniyle kişinin zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme hakkı da Kanun kapsamında yer alıyor.
“Verilerimi Silin” Başvurusuna Nasıl Cevap Verilmeli?
Konuyu basit bir örnekle açıklayalım.
Bir tüketicinin daha önce alışveriş yaptığı bir şirkete başvurarak:
“Telefon numaramın reklam amacıyla kullanılmasını istemiyorum ve gerekli şartlar oluşmuşsa kişisel verilerimin silinmesini talep ediyorum.”
dediğini düşünelim.
Şirket çalışanının tüketiciyi arayarak;
“Talebinizi aldık, verilerinizi sildik.”
demesi tek başına resmi cevabın yerine geçmiyor.
Şirketin başvuruyu değerlendirmesi ve sonucunu yazılı veya elektronik ortamda bildirmesi gerekiyor.
Eğer silme talebi hukuki bir nedenle tamamen veya kısmen yerine getirilemiyorsa bunun gerekçesinin de açıklanması gerekiyor.
Burada ayrıca önemli bir ayrıntı var: Kişisel verilerin silinmesini istemek, her durumda tüm kayıtların anında silinmesini zorunlu hale getirmiyor. Verinin saklanmasını gerektiren geçerli bir hukuki sebebin devam edip etmediği değerlendirmede önem taşıyor.
KVKK Başvurusuna 30 Gün İçinde Cevap Gelmezse Ne Olur?
Vatandaş açısından en önemli konulardan biri de bu.
Başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya veri sorumlusunun süresi içerisinde cevap vermemesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet yolu bulunuyor.
Ancak süreleri kaçırmamak gerekiyor.
İlgili kişi, veri sorumlusunun cevabını öğrendiği tarihten itibaren 30 gün içerisinde ve her durumda veri sorumlusuna yaptığı başvuru tarihinden itibaren 60 gün içerisinde Kurula şikâyette bulunabiliyor.
Ayrıca genel kural olarak önce veri sorumlusuna başvuru yapılması gerekiyor. Doğrudan Kurula şikâyet yoluna gidilemiyor.
E-Postayla KVKK Başvurusu Yapılabilir mi?
KVKK başvurularının nasıl yapılabileceği de sıkça merak ediliyor.
İlgili mevzuata göre başvurular yazılı olarak yapılabileceği gibi belirlenen elektronik yöntemlerden de yararlanılabiliyor.
Bunlar arasında kayıtlı elektronik posta (KEP), güvenli elektronik imza ve mobil imza bulunuyor.
Ayrıca kişinin daha önce veri sorumlusuna bildirdiği ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan e-posta adresi veya başvuru amacıyla geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama üzerinden de başvuru yapılabiliyor.
Bu nedenle sıradan bir e-posta adresinden gönderilen her mesajın otomatik olarak usulüne uygun KVKK başvurusu kabul edileceği düşünülmemeli. Kullanılan başvuru yönteminin mevzuattaki şartları karşılaması önemli.
Şirketler ve Kurumlar İçin Ne Değişiyor?
Aslında yazılı veya elektronik cevap zorunluluğu yeni getirilen bir kural değil. 6698 sayılı Kanun'un 13. maddesinde veri sorumlusunun cevabını ilgili kişiye yazılı veya elektronik ortamda bildirmesi öngörülüyor.
Kurumun açıklaması bu yükümlülüğün uygulamada nasıl yerine getirilmesi gerektiğini yeniden netleştiriyor.
Özellikle müşteri hizmetleri, çağrı merkezleri, insan kaynakları ve vatandaşla doğrudan iletişim kuran birimlerin KVKK başvurularını sıradan müşteri talebi veya şikâyeti gibi değerlendirmemesi gerekiyor.
Telefon görüşmesi sürecin bir parçası olabilir; resmi cevabın kendisi olamaz.
KVKK Başvurusu Yapanlar Nelere Dikkat Etmeli?
Vatandaş açısından en güvenli yöntemlerden biri başvurunun yapıldığını ve ne zaman ulaştığını ispatlayabilecek kayıtları saklamak.
Çünkü 30 ve 60 günlük sürelerin hesaplanmasında tarihler önem taşıyor.
Başvuru sonrasında telefonla aranılması halinde de görüşmede verilen bilgilerin resmi cevabın yerine geçmediği unutulmamalı.
Özetle yeni açıklamanın vatandaş açısından anlamı oldukça basit:
“Sizi aradık, telefonda cevap verdik” demek KVKK başvurusunu resmi olarak cevaplandırmak için yeterli değil.
Veri sorumlusu başvuruyu süresi içinde değerlendirmeli; kabul veya ret sonucunu ve gerekiyorsa ret gerekçesini yazılı ya da elektronik ortamda ilgili kişiye bildirmeli.
